Työmaaviestintä vähentää harmia ja kustannuksia

YIT:llä työmaaviestintä on yksi onnistuneen rakennushankkeen kulmakivistä.
Viestintää kehitetään hankkeissa ympäri Suomen.

Moni meistä törmää usein tuttuun tilanteeseen: tie on poikki tai liikenne on järjestelty eri tavalla kuin viikko sitten. Edessä kohoaa rakennustyömaa, jonka kylttejä on vaikeaa muistaa ulkoa.

Kaupunki kehittyy vain rakentamalla. Mutta miten sen saisi tehtyä mahdollisimman vähillä häiriöillä?

YIT:llä työmaaviestintä on yksi onnistuneen rakennushankkeen kulmakivistä. Projekteissa viestintä räätälöidään vastaamaan sidosryhmien tarpeita ja arkea.

Kaikki lähtee lähiympäristön tuntemisesta

”Ympäristön huomioiminen ja sidosryhmät tavoittava viestintä säästää pitkässä juoksussa hankkeiden kustannuksia”, toteaa viestinnän asiantuntija Joonas Rinkinen YIT:ltä.

Rinkisellä oli iso rooli Suomenlinnan tunnelin peruskorjaushankkeessa, joka valmistui alkuvuodesta 2018.

Vuorovaikutuskoordinaattorina Rinkisen tehtäviin kuului varmistaa viestien kulkeminen monien kymmenien sidosryhmien ja Kaivopuiston tapahtumien kesken. Kanavia oli kymmeniä. Lähiympäristön asukkaille hankkeesta viestittiin Facebookin kautta, heidän toiveidensa mukaisesti.

”Jos olemme itse proaktiivisia ja avoimia, saamme todennäköisesti pienennettyä rakentamisesta aiheutuvaa negatiivista kokemusta. Viestintä lisää lähiympäristön ymmärrystä siitä, että rakennustyöllä pyritään parantamaan ympäristöä”, Rinkinen sanoo.

Tunnelihankkeen työmaatoimisto oli ehdolla Helsingin kaupungin järjestämässä Rakentamisen ruusu -kilpailussa. Ehdokkuuden perusteluissa nostettiin esiin erityisesti työmaan ja asukkaiden sekä muiden alueen käyttäjien välinen vuorovaikutus.

Töölössä huomioitiin myös lasten päiväunet

Lähiympäristön tiedontarpeet on huomioitu myös Töölönkadun pysäköintilaitoksen pian valmistuvalla rakennustyömaalla. Noin vuoden ajan Helsingin Töölössä saattoi huomata tärinän seinässä ja kuulla vaimeaa tumahtelua maan alta.

”Räjäytyksistä aiheutunut melu tavoitti lähiympäristön asuintalot, yritykset, päiväkodit ja erityiskohteet, kuten Sibelius-Akatemian”, kertoo projektipäällikkö Oleg Sarantsin YIT Rakennukselta.

Koska räjäytyksiä ei täysin pystytty hiljentämään, hankeryhmä työskenteli joustaen ja ennakoiden. Hankkeessa viestittiin työmaan aiheuttamista muutoksista aktiivisesti ja kekseliäästi. Työmaalla otettiin esimerkiksi käyttöön räjäytysilmoituspalvelu, jossa kuka vain sai tilata itselleen tekstiviestihälytyksen 30 minuuttia ennen jokaista räjäytystä. Sarantsinin mukaan ennakkoviestit ovat auttaneet sekä lapsiperheitä että koirien omistajia.

Pienimmät kaupunkilaisetkin huomioitiin töiden ajastuksessa.

”Pyrimme välttämään räjäytyksiä päiväkotien päiväuniaikaan. Hotellien toiveesta puolestaan maanpäällisten porausten alkamista myöhennettiin aamuseitsemästä kahdeksaan.

Kuopiossa viestitään yhdessä KalPan kanssa

Kesällä 2018 jääkiekkoseura KalPan kotihallissa Kuopion ”Niiralan montussa” ei kolissut kiekko. Jäähallin sisustan miehittivät rakentajat, jotka ottivat kiekkoilun kesätauosta kaiken irti. Halliin rakennetaan lisää katsomopaikkoja, WC-tiloja ja anniskelupisteitä ja siitä tehdään entistä esteettömämpi.

”Pääkäyttäjänä KalPa on luonnollisesti saanut vaikuttaa aikatauluihin. Hallin sisätiloja alettiin remontoida vasta, kun SM-liigapelit keväällä päättyivät”, kertoo projektipäällikkö Jesse Parviainen YIT Rakennuksesta.

KalPa on osaltaan auttanut myös rakennustöiden viestinnässä. Remonttikuulumisista on tehty Niiralan Monttu remontissa -videoita, joita jaellaan seuran Youtubessa, Facebookissa ja Instagramissa. Videot on suunniteltu KalPan faneille ja yhteistyökumppaneille – eli lähes kaikille alueen ihmisille.

”Insider-videot ovat ideana älyttömän hyvä. Se on peräisin KalPalta. Vastaavalla viestintämallilla on toimittu myös NHL-seurojen kotihalliremonteissa”, Parviainen kiittelee.

YIT koordinoi hankkeen viestintää omalta osaltaan ja tiedottaa KalPan seuraajien lisäksi myös viranomaisille, hankeryhmille, naapureille ja muulle ympäristölle. Työmaaviestintään on palkattu työnjohtoharjoittelija, joka kirjoittaa remontin etenemisestä blogia hankkeen verkkosivuilla.

Viestinnän avulla varmistetaan myös alueen turvallisuus.

Liikennejärjestelyt korostuvat Triplassa

Helsingin Pasilassa rakentuu YIT:n historian suurin hanke, Tripla. Tripla on keskeinen osa koko Pasilan muodonmuutosta, jota tehdään ensisijaisesti julkisen liikenteen ehdoilla. Pasilassa pysähtyy 900 junaa vuorokaudessa. Lisäksi alueella operoivat raitiovaunut, linja-autot, autot ja kevyt liikenne.

Uuden Keski-Pasilan kehittämisessä on YIT:n lisäksi osallisena monta toimijaa: Helsingin kaupunki, valtiota maanomistajana edustava Senaatti, lisäraiteen rakentamisesta vastaava Liikennevirasto ja julkista liikennettä operoiva Helsingin Seudun Liikenne eli HSL.

”Kaupunkilaisen ja alueen käyttäjän näkökulmasta liikennejärjestelyt ovat Triplan tärkeintä ja jatkuvaa viestintätekemistä”, sanoo Triplan viestintäpäällikkö Heidi Kauppinen YIT:ltä.

Saman vahvistaa HSL:n informaatiosuunnittelija Johannes Laitila. Pasilan alueella liikenteen täytyy päästä kulkemaan koko ajan. Ihmisten pitää löytää jatkoyhteyksilleen silloinkin, kun työmaalla asiat muuttuvat.

”Esimerkiksi kulkureittien muuttuessa viestintä voi jäädä harmaalle alueelle, jos eri organisaatioiden väliset rajapinnat tulevat vastaan. Pasilassa viestintää on hoidettu koko ajan saumattomammin yhteistyössä, kun työmaajärjestelyt ovat laajenneet”, Laitila arvioi.

Kauppisen mukaan rakennustyömaaviestinnän tekeminen lähtee vastaanottajan palvelemisesta. YIT jakaa kanavissaan myös HSL:n uutisia ja varmistaa lähialueen asukkaiden informoinnin postilaatikosta tipahtavilla kirjeillä.

Vastaanottajien ehdoilla toimittiin myös silloin, kun Pasilan asema suljettiin ja väliaikainen asema otettiin käyttöön. Silloin rakennustyömaalta jalkauduttiin kaduille opastamaan ihmisiä kasvotusten.

”Pysäkkien sijainnit muuttuivat, ja siksi olimme aamuseitsemästä alkaen vapaaehtoisen joukon kanssa opastamassa ihmisiä. Mukana oli väkeä myös YIT:ltä. Se auttoi näkemään tilanteen ihmisten kautta – vaikka asiakas olisikin kuullut muutoksesta ja korvaavista järjestelyistä etukäteen, muuttunut arkitodellisuus vaatii lisätukea”, HSL:n Laitila kertoo.

Näin tehdään toimivaa viestintää rakennushankkeissa:

-       Kartoita alueen tärkeimmät käyttäjät jo suunnitteluvaiheessa ja tutustu heihin kasvotusten.

-       Viesti sidosryhmille juuri heille sopivia kanavia käyttäen, oli se sitten kirje tai sosiaalinen media.

-       Kuuntele palautetta ja hyödynnä sitä viestinnän ja toiminnan kehittämisessä.

-       Varmista, että kaikki hankkeessa mukana olevat tahot puhuvat samaa viestiä.

-       Varmista, että sisäinen viesti on sama kuin ulkoinen.
 

Lue lisää:
YIT:n liiketoiminnoista
Referensseistä

Lisätietoja:
Heidi Kauppinen, viestintäpäällikkö, YIT Rakennus Oy, puh. 040 574 3170, heidi.kauppinen@yit.fi

Hanna Malmivaara, viestintäjohtaja, YIT Oyj, puh. 040 561 6568, hanna.malmivaara@yit.fi

YIT on suurin suomalainen ja merkittävä pohjoiseurooppalainen rakennusyhtiö. Kehitämme ja rakennamme asuntoja, toimitiloja ja kokonaisia alueita. Lisäksi olemme vaativan infrarakentamisen erikoisosaaja ja päällystäjä. Yhdessä asiakkaidemme kanssa 10 000 ammattilaistamme luovat entistä toimivampia, vetovoimaisempia ja kestävämpiä kaupunkeja ja elinympäristöjä. Toimimme 11 maassa: Suomessa, Venäjällä, Skandinaviassa, Baltiassa, Tšekissä, Slovakiassa ja Puolassa. Uusi YIT syntyi, kun yli 100-vuotiaat YIT Oyj ja Lemminkäinen Oyj yhdistyivät 1.2.2018. Vuoden 2017 pro forma -liikevaihtomme oli yli 3,8 miljardia euroa. YIT Oyj:n osake noteerataan Nasdaq Helsinki Oy:ssä. www.yitgroup.com/fi